Lanjutan Penggunaan Menu dan Ikon Dalam Pembuatan Dokumen Pengloah Angka II

a.       Mengubah Ukuran kertas, Margin, dan Orientasi Halaman

1.      Mengubah Ukuran Kertas dan Mengatur Orientasi Halaman

·         Klik menu file

·          Klik Fage Setup, maka akan tampil kotak dialog page setup

·          Klik kotak paper

·          Pada tombol Paper Size klik ukuran kertas yang anda inginkan

·         Pada tombol Apply to, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas

·         Klik Ok

2.      Mengubah Margin

-           Klik menu Fil

-          Klik Page Setup, maka akan tampil kotak dialog Page Setup

-          Klik bagian margin, tentukan batas margin yang anda inginkan. Keterangan Margin adalah sebagai beriku

1.       Top untuk menentukan batas margin atas

2.       Bottom, untuk menentukan batas margin bawah

3.       Left, untuk menentukan batas margin kiri

4.       Right, untuk menentukan batas margin kanan

5.       Gutter untuk mengatur jarak inside jika mirror margin ditandai dan mengatur jarak margin kiri jika mirror margin tidak ditandai

6.        Gutter position untuk mengubah posisi gutter

7.        Mirror margin untuk membuat jarak margin kiri pada halaman depan agar jarak margin kiri sama dengan halaman belakang.

-           Klik OK

3.      Tab Hedaer / Footer Kotak Dialog Page Setup

Tab Header/Footer

 

·         Custom Header, membuat header sendiri dengan memunculkan Header Footer Dialog.

·         Custom Footer, membuat footer sendiri dengan memunculkan Header Footer Dialog.

·         Different odd and even pages, memungkinkan anda untuk memberikan header-footer yang berbeda pada halaman ganjil dan genap

·         Different first page, memberikan header footer yang berbeda pada halaman pertama

·         Scale with document, mengatur font header dan footer dan mencocokkan dengan sisadokumen

·         Align with page margins, mengatur header dan footer di margin halaman

4.      Tab Sheet Pada Kotak Dialog Page Setup

Tab Sheet

·         Print area, menentukan daerah yang ingin dicetak

·         Print titles, menentukan baris atau kolom untuk mencetak pada setiap halaman

·         Print, menentukan elemen-elemen yang diikutkan saat mencetak

·         Page order, menentukan urutan halaman apakah ke bawah-ke samping atau ke samping-ke bawah.

Print, untuk mencetak lembar kerja dengan memunculkan Pint Dialog
Print Preview, untuk melihat hasil sementara pengaturan yang anda lakukan sebelum mencetak.
Option, untuk memunculkan dialog tentang printer
OK, klik jika anda ingin menerapkan pengaturan yang anda lakukan.
Cancel, klik jika anda ingin membatalkan Page Setup

b.      Menggunakan Format Number (Bilangan)

-          Pertama-tama anda pastikan untuk melakukan input data pada shee,buka worksheet anda kemudian masukan nilai rupiah (data bisa disesuaikan dengan kebutuhan anda)  

-          Kemudian setelah itu anda dapat memblok data pada kolom yang akan diubah formatnya , click and drag.

-          Lanjutkan dengan memilih menu home kemudian menu ribbon , pada kelompok numbers anda dapat memilih comma style

-          Selanjutnya anda dapat melihat perubahan dengan pemisahan anga sebagai perwakilan ribuan , maka kini general menjadi accounting.

-          Bagi anda yang akan menambahkan lebih matematis , tambahan dua angka di belakang koma dengan klik increase decimel , sedangkan untuk menghilangkan anda dapat mengklik decrease decima

-          Bagi anda yang akan menambahkan simbol mata uang maka anda dapat mengklik accounting number format

-          Sedangkan bagi anda yang akan melakukan pengaturan format number maka anda dapat klik more accounting format pada drop menu paling akhir yang akan muncul dialog box dengan pengaturan format number.

-          Sedangkan untuk pengaturan terakhir maka anda dapat mengubah nilai decimal places , menjadi 0 untuk menghilangkan angka desimal dibelakang koma.

c.       Menyisip dan Menempatkan Objek pada Dokumen

1.       Menyisipkan atau Menempatkan Gambar dalam dokumen pengloah angka

·         Buka lembar microsotf word

·         Pada bagian menu, klik Insert, lalu klik picture

·         Pilih gambar mana yang mau sobat masukkan, klik gambarnya, lalu klik Insert, selesai

2.      Menyisip atau menempatkan Objek Berupa Variasi Teks

·         Pada tab Insert, di group Text, klik WordArt

·         Pilih Style WordArt yag anda inginkan

·         Ketikkan tulisan yang ingin dijadikan WordArt

d.      Menggunakan Rumus Dalam Sel

1.      Penulisan Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

·         Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

·         Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).

2.      Penulisan Rumus dengan menggunakan Refernsi Sel

·         Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

·         Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

3.      Penulisan Rumus dengan Menunjuk Sel

·         Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

·          Ketik “=” pada kolom baris rumus

·          Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

·          Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

e.       Penggunaan Fungsi pada Microsoft Excel 2007

1.      Fungsi Matematik

Fungsi Matematika	Kegunaan
ABS	Menghasilkan nilai absolut.
INT	Membulatkan nilai ke bilangan genap terdekat.
ROUND	Membulatkan nilai ke bilangan desimal yang ditentukan.
EVEN	Membulatkan nilai ke bilangan genap terdekat ke atas.
ROUNDOWN	Membulatkan suatu bilangan ke bawah.
ROUNDUP	Membulatkan suatu bilangan ke atas.
SORT	Menghasilkan akar kuadrat.
COUNTA	Menghitung sel tak kosong pada satu range.
COUNTIF	Menghitung jumlah data dalam suatu range menurut kriteria.
RANK	Mengurutkan posisi tingkatan dari suatu bilangan
MOD	Menghasilkan sisa pembagian

2.      Fungsi Statistik

·         SUM (Function untuk menghitung hasil penjumlahan data dalam excel)

Cara penggunaannya: dengan mengetikkan =SUM(nomor1, nomor1, nomor1,….).jika yang akan dijumlahkan dalam satu kolom dan tidak terpisah oleh baris-baris tertentu maka tinggal ketikkan =SUM(Cellpertama:Cellterakhir) atau dengan ketikkan =SUM( klik cell pertama dan drag sampai cell terakhir, tutup “)” enter.

Maka untuk menghitung TOTAL Siswa, di cell B10 tinggal ketikkan =SUM(B4:B9)Enter. Hasilnya adalah 497

·          AVERAGE (Function untuk menghitung rata-rata dari beberapa data )

Cara penggunaanya sama dengan penggunaan Function SUM, hanya dengan mengganti =SUM menjadi =AVERAGE. Jadi untuk menghitung rata-rata pada kasus dalam gambar maka pada cell B11 ketikkan =SUM(B4:B9) enter. Hasilnya adalah 82.83

·          COUNT (Function untuk menghitung banyak data angka)

Dalam kasus ini misalkan untuk menghitung jumlah kelas. Caranya sama juga dengan Fuction – function sebelumnya. Pada Cell B14 ketikkan =COUNT(B4:B9). Hasilnya 6, krena data angka yang dihitung berjumlah 6.

·          MAX (Function unutk mengetahui data angka tertinggi)

Caranya sama, pada cell B12 ketikkan =MAX(B4:B9) untuk mengetahui data angka tertinggi pada contoh gambar diatas. Maka akan didapat angka 100 sebagai angka tertinggi.

·          MIN (Function untuk mengetahui data angka terendah)

Seperti halnya Function MAX. Function MIN pun masih sama, pada cell B13 ketikkan =MIN(B4:B9) untuk mengetahui data angka tertinggi pada contoh gambar diatas. Maka akan didapat angka 100 sebagai angka tertinggi.

3.      Fungsi Logika IF

·         FUNGSI IF TUNGGAL

Adalah fungsi yang di dalamnya terdapat 1 syarat, 2 pilihan.

Sintaksnya : =IF(ekspresi logika,nilai benar,nilai salah) atau

=IF(Logical_test,Value_if_true,value_if_false)

Keterangan :

-          Logical_test merupakan cell yang akan di evaluasi berdasarkan syarat percabangan yang ditentukan

-          Value_if_true merupakan pernyataan atau nilai jika syarat percabangan terpenuhi

-          Value_if_false merupakan pernyataan atau nilai jika syarat percabangan tidak terpenuhi.

Jadi yang dimaksud dengan syarat adalah Logical_test, sedang pilihan 1 value_if_true, pilihan 2 adalah value_if_false

Contoh lihat data dibawah ini.

Data di atas akan ditentukan keterangan LULUS jika siswa mendapat nilai rata-rata 80 ke atas, sedang siswa yang mendapat nilai rata-rata di bawah 80 akan di nyatakan TIDAK LULUS.

Adapun rumus yang digunakan untuk menyelesaikan data di atas adalah sebagai berikut;

·         Letakkan kursor pada cell I6

·         Tulis rumus =IF(H6>=80,”LULUS”,”TIDAK LULUS”) atau

Buka Fungsi melalui insert Function (fx) pilih dan klik fungsi IF akan muncul Function arguments. Tulis pada Logical_test H6>=80, pada value_if_true tulis “LULUS”, pada value_if_false tulis “TIDAK LULUS”. (lihat gambar di bawah ini) jangan lupa yaa data yang berupa teks wajib di apit dengan tanda kutip(”….”)

• Setelah selesai tekan enter atau klik OK.
• Hasilnya akan seperti di bawah ini.

4.      Fungsi Khusus

·         Rumus fungsi VLOOKUP : VLOOKUP (Sel Uji, Nama Tabel, No Kolom)

·         Rumus fungsi HLOOKUP : HLOOKUP (Sel Uji, Nama Tabel, No Baris

·          Rumus fungsi LEFT : LEFT (sel uji, banyak karakter)

·          Rumus fungsi MID : MID (sel uji, titik awal karakter yang akan diambil, banyak karakter)

·         Rumus fungsi RIGHT : RIGHT (sel uji, banyak karakter)

Setelah mengetahui penulisan rumus dari ketiga fungsi tersebut, selanjutnya kita bisa mencoba salah satu dari fungsi khusus tersebut, misalnya fungsi VLOOKUP. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

 

Misalnya untuk contoh tersebut, karena bentuk tabel bantunya adalah vertikal maka digunakan rumus :

= VLOOKUP (lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])

Keterangan :

1.      Lookup_value : nilai atau sel referensi yang dijadikan kunci dalam pencarian data. Contoh : sel B3 pada tabel pengisian.

2.      Table_array     : tabel atau range yang menyimpan data yang ingin dicari (tabel bantu).

3.      Col_index_num                      : nomor kolom pada tabel bantu yang ingin diambil nilainya.

                  Contoh : 2 (untuk kolom BMI) dan 3 (untuk kolom uang saku).

        Range_lookup           : nilai logika TRUE atau FALSE.

f.       Mencetak Dokumen

1.      Fasilitas Print Preivew

-          klik tombol bundar yang ada di pojok kanan atas, kemudian arahkan pada tombol print (tanpa diklik),

-          klik pada tombol preview.

-          Pindahkan pointer mouse ke lembar kerja dan pointer mouse akan berubah menjadi berbentuk kaca pembesar dalam ukuran kecil.

-          klik mouse pada bagian tersebut dan akan tampil detail bagian yang akan dicetak.

-          Untuk menutup jendela Preview pada lembar Excel, kita tinggal tekan tombol Close yang ada di pojok menu bar.

-          Selain itu, kita juga bisa menggunakan tombol Zoom untuk memperbesar atau memperkecil tampilan pada jendela Preview. Untuk melihat bagian tertentu, kita bisa menggulung layar dengan bar penggulung.

-          Kemudian dalam jendela print preview kamu juga akan melihat tombol Show Margins, tombol ini berfungsi untuk menampilkan garis batas tepi pada sisi kertas. Namun ini hanya garis bantu, dan tidak akan muncul ketika dicetak.

-          Page setup berfungsi untuk mengatur ukuran kertas, sedangkan tombol Print berfungsi untuk langsung melakukan pencetakan.

2.      Mencetak Lembar Kerja ke Printer

-          Buka file yang hendak di print

-          Lalu Klik Office button > Print atau bisa dengan menekan CTRL+p

-          Lalu atur setingan pada gambar berikut ini :

Mencetak lembar kerja excel 2007

-          Klik ok .